Ketensamenwerking loont! Drie waardevolle lessen uit de praktijk.

Tip 1: Tweewekelijkse bijeenkomsten voor het procesteam

Als je intensiever met elkaar gaat samenwerken in de keten, dan is dat vaak een beslissing die op organisatieniveau wordt gemaakt. Maar het zijn de mensen op werkvloer die de ketensamenwerking in de praktijk echt vormgeven. Verschillende mensen van verschillende organisaties die ineens ook met elkaar in één team zitten. Bijvoorbeeld omdat ze samen in een bepaald proces zitten, zoals de renovatie van een badkamer, toilet en keuken van een huurwoning. Het is dan belangrijk om samen met alle betrokkenen, van verhuisconsulent tot monteur, uit de verschillende organisaties het hele proces in kaart te brengen en te kijken waar je samen kunt verbeteren.

Breng dus het procesteam op frequente basis samen, bijvoorbeeld eens per twee weken, en ga met elkaar in gesprek!

Tip 2: Begeleiding van een externe teamcoach in de beginfase

Aandacht voor teamleren en teamgedrag is een vak apart. Bij Oosterpoort, De Variabele en Van de Klok hebben ze dit aan den lijve ondervonden en liep de samenwerking op de werkvloer in het begin nog traag. Er werd daarom hulp ingeschakeld van een externe coach. Paul Kuijpers van Balance & Result is met het team, dat betrokken is bij de renovatie van sanitair en keukens, aan de slag gegaan. “Een externe coach kan veel makkelijker een discussie aangaan, dan iemand uit de eigen organisatie”, vertelt Paul. “Je bent onafhankelijk, kunt doorprikken en confronteren waar nodig en natuurlijk ook hulp bieden als de groep vastloopt. Problemen worden hierdoor ook echt helemaal afgepeld en dat geeft inzicht en begrip in elkaars situatie. Ook dan pas kun je werken aan een goede oplossing. Daarnaast hebben we gezamenlijke doelen geformuleerd, zoals het werken aan meer klantwaarde en het creëren van korte communicatielijnen.”

Met behulp van een externe coach werk je versneld aan teamleren en teamgedrag, waardoor het team ook versneld presteert. Na de beginfase is het team dan meestal prima instaat om de regie van de coach over te nemen en zelfstandig te opereren.

Tip 3: Gebruik visuele communicatiemethodes om het proces op orde te krijgen

Paul Kuijpers van Balance & Result is ook een groot voorstander van het gebruik van visuele communicatiemethodes bij teamleren en teamgedrag. “Wat je inzet, verschilt natuurlijk altijd per team. Centraal tijdens onze teamsessies staat het verbeterbord; een groot A3 vel met verbeterpunten voor het proces die in de eerste sessie door alle teamleden zijn verzameld. Bij elk verbeterpunt gaan de teamleden met elkaar in gesprek om uiteindelijk de optimale keuze te maken voor de te volgen oplossing. Tijdens de daaropvolgende vergadering wordt geëvalueerd of de oplossing in de praktijk ook echt werkt of dat er bijgestuurd moet worden. De voortgang van ons proces is op deze manier ook elke bijeenkomst heel zichtbaar en dat geeft energie!”

Door gebruik te maken van visuele communicatiemethodes worden abstracte onderwerpen tastbaar en leer je sneller. Het helpt het team om overzicht te houden op de tweewekelijkse verbeteracties.

Investeren in je teams zorgt voor geldbesparing

Wat hebben de bovenstaande tips Oosterpoort, De Variabele en Van de Klok tot nu toe nu opgeleverd? Het belangrijkste is dat elk teamlid zich nu ook echt proceseigenaar voelt, dat mensen elkaar aanspreken en aangesproken kunnen worden en dat teamleden zelf ook proactief met ideeën komen. Dat is prettig samenwerken. Daarnaast zijn goede werkafspraken gemaakt en wordt ook gewoon echt geld bespaard. “Een mooi voorbeeld hiervan is het vervangen van het cilinderslot”, vertelt Paul. “Op het moment dat een huurder definitief een woning van Oosterpoort verlaat, dan is de verhuisconsulent van Oosterpoort altijd bij dit moment aanwezig. Voor de volgende huurder wordt dan standaard het cilinderslot van de voor- en achterdeur vervangen. Hiervoor komt ook een monteur van De Variabele naar de woning om de cilinders te vervangen. Tijdens de teambijeenkomst kwam als verbeterpunt naar voren dat dit veel efficiënter kan door bijvoorbeeld de verhuisconsulent ook te leren om het slot te vervangen op het moment dat de huurder de woning heeft verlaten. Dan hoeft de monteur niet naar de woning te komen en dat bespaart natuurlijk weer geld.” Een mooi voorbeeld van een mogelijke oplossing in de praktijk!

Ketensamenwerking blijft altijd een leerproces. We leren nog steeds elke dag hoe het beter kan. Wil je meer weten over ons leerproces? Neem dan contact op met Henny Pries, ketenregisseur bij woningcorporatie Oosterpoort (024 - 399 55 55) voor meer informatie!